請求書を出したのに入金されないとき、まず何を見る？
結論から言うと、いきなり催促しない方がいいです！
まずは状況を整理しましょう。
入金されない原因は、大きくこの3つに分かれます。
- 単純なミス
- 認識のズレ
- 意図的な遅延
ほとんどの場合、最初はミスかズレです。
なので、まずは落ち着いて確認するのが大事です！
1. 支払い期限をちゃんと確認してる？
意外と多いのがここです。
- 月末締め翌月末払い
- 納品後30日
- 検収後支払い
このあたり、ちゃんと合っていますか？
自分はすぐ払われると思っていても、
相手はまだ期限前のつもり、ということは普通にあります。
ここズレていると、連絡した瞬間に空気が悪くなります…！
2. 請求書、ちゃんと届いてる？
これもかなり多いです。
- メールが埋もれている
- 迷惑メールに入っている
- 担当者が見ていない
- そもそも送付先が違う
送ったつもりでも、相手は見ていないこと普通にあります。
一度、軽く確認するだけで解決することも多いです！
3. 金額・内容にズレはない？
ここは要注意です。
- 金額が違う
- 作業範囲の認識が違う
- 修正分が含まれていない
この場合、相手は意図的に止めている可能性があります。
でもこれも、揉める前に整理すれば大丈夫です！
4. 振込情報にミスがない？
地味ですがあります。
- 口座番号ミス
- 名義違い
- 支店コード違い
これが原因だと、相手は払ったつもりになっていることもあります。 以前私の会社でも、振り込み予約をしてもらう際に前株と後株を相手が間違っていたために入金がされなかったことがあります...
一度相手にもチェックしておくと安心です！
5. 相手の支払いサイクルを理解してる？
会社によっては、支払い日が固定です。
- 月2回しか振込しない
- 特定日しか処理しない
この場合、タイミング的に遅れて見えるだけのこともあります。
ここも事前に知っておくと安心です！
じゃあ、どう動けばいい？
ここまで確認したら、次にやることはシンプルです。
やわらかく確認の連絡を入れる！
いきなり強い言い方をする必要はありません。
たとえば
- 請求書ご確認いただけていますでしょうか
- お支払いの状況を確認させてください
このくらいで十分です。
最初から強く出ると、関係が悪くなるだけです…！
それでも入金されないとき
ここからは少し対応を強めます。
- 再度期限を明確に伝える
- 支払い予定日を確認する
- 記録に残る形で連絡する
それでもダメなら、
- 内容証明
- 法的対応
という流れになります。
ただ、ここまでいく前に解決するケースがほとんどです。
そもそもトラブルを防ぐには？
ここが一番大事です！
入金トラブルは、あとから対応するより、
最初に防ぐ方が圧倒的にラクです！
やることはこの3つです。
支払い条件を最初に決める
- いつ払うか
- どう払うか
これを最初に決めておくだけでかなり変わります。
条件を書面で残す
契約書が理想ですが、契約書でなくてもOKです。 大事なのは書面で残すということです！（口頭だけだと、言った言わないになるので危ない） メールやチャットで残すだけでも、それがやり取りを証明するものになるため、後から何かトラブルに発展した際にかなり楽になります！
請求書を早めに出す
これも地味に重要です。
遅れると、その分支払いもズレます。
結論：まず確認、それから動く！
まとめです。
- いきなり催促しない
- まず原因を確認する
- ミスとズレを潰す
- その後に連絡する
これだけで、ほとんどのトラブルは大きくなりません！
そしてもう1つ大事なのが、
請求書ややり取りをちゃんと管理しておくことです。
どこに送ったか、何を送ったか、いつ送ったか。
これがすぐ分かるだけで対応がかなりラクになります。
請求書や書類をまとめて管理するなら、ガガガ決算 を使うと、整理しながらそのまま保管できて便利です！
よくある質問
Q. どのくらい待ってから連絡すべきですか？
A. 支払い期限を過ぎたら、まずは軽く確認するのがおすすめです。期限前の場合は、まず条件を再確認した方が安全です。
Q. いきなり強く催促してもいいですか？
A. 最初はおすすめしません。多くはミスや認識ズレなので、まずは確認ベースの連絡が良いです。
Q. 入金されないまま放置するとどうなりますか？
A. 回収が難しくなる可能性が高まります。早めに状況を確認し、記録を残しながら対応することが重要です。